Sådan importerer du fra SmartVault

Er du klar til at få dine kunder væk fra SmartVault og over på TaxDome? Her viser vi dig, hvordan du gør i tre trin.

Dækket her:

• Trin 1. Eksport af klientliste Eksportér en kundeliste fra SmartVault
• Trin 2: Forbered en CSV-fil Forbered en CSV-fil (vi kan hjælpe!)
• Trin 3. Importer data fra CSV-filen til TaxDome

Trin 1. Eksport af klientliste Eksportér en kundeliste fra SmartVault

Sådan eksporterer du klientdata fra SmartVault til en CSV-fil:

1. Åbn SmartVault WEB-applikationen.

2. VælgKlienter i menuen til venstre.

3. Klik på knappen Export to CSV øverst til højre, og gem derefter filen.

Trin 2: Forbered en CSV-fil Forbered en CSV-fil (vi kan hjælpe!)

Når du importerer dine data fra ShareFile til TaxDome, skal du huske, at der er forskel på Accounts og Contacts:

• Konti er de enheder, du arbejder for, og som du fakturerer, hvad enten det er en virksomhed, forretning, organisation (en ikke-personlig konto) eller en person (en personlig konto). 
• Kontakter er de faktiske personer, du interagerer med. Hver kundekonto på TaxDome har en eller flere tilknyttede kontakter.

Du kan få flere oplysninger om, hvordan du opretter forskellige typer konti, her.

Når du forbereder et regneark til at foretage en import, skal du følge disse grundlæggende regler for at sikre en problemfri dataoverførsel:

Tip: Hvis din software genererer en CSV-fil med en skatteyder og en ægtefælle på samme række, behøver du ikke redigere den manuelt. Følg i stedet instruktionerne her.

• Hvis du vil importere flere konti, der har samme kontaktperson, skal du oprette en række for hver konto og derefter indtaste de samme kontaktoplysninger for hver konto i de relevante kolonner. Se eksempler her.
• Hvis du vil importere flere kontakter, der deler den samme konto, skal du oprette en række for hver kontakt og derefter indtaste det samme kontonavn i den relevante kolonne. Se eksempler her.

Trin 3. Importer data fra CSV-filen til TaxDome

1. Upload CSV-filen

Gå til Kunder > Konti, og klik derefter på Importer. Du kan også få adgang til knappen Importer fra siden Kontakter .

Træk og slip CSV-filen, eller klik på Gennemse for at finde filen på dit skrivebord.

2. Kortkonti (valgfrit)

Tip: Gå til trin 4, hvis du kun vil importere kontakter og ikke oprette konti.

Hvis du vil oprette konti, kan du se her, hvordan du gør:

1. Kortlæg kontonavn: Vælg det kolonneoverskriftsnavn fra dit regneark, der svarer til egenskaben TaxDome Account Name. Hvis kolonneoverskriften hedder Account Name i dit regneark, bliver den automatisk mappet til egenskaben TaxDome Account Name, fordi de har det samme navn.  

2. Kontotype: Vælg en mulighed for at angive, hvordan du vil anvende kontotypen på dine importerede klienter.

3. Kortlæg kontofelter: Du kan tilføje alle data fra dit regneark som brugerdefinerede felter til dine konti. Gennemgå alle navne på kolonneoverskrifter til venstre, og vælg derefter enten Ignorer eller Synkroniser bruger defineret felt i rullemenuen Handling . Hvis du vælger Synkroniser brugerdefineret felt, skal du vælge det brugerdefinerede felt fra rullemenuen i kolonnen TaxDome . 

• Du kan også tagge dine konti her. Du kan læse mere i denne artikel om at anvende tags
• Hvis du har kolonnen Teammedlemmer i dit regneark, vil de teammedlemmer, der er angivet i regnearket, automatisk blive tildelt de tilsvarende klienter. 

3. Definer indstillinger (valgfrit)

I dette trin kan du anvende indstillinger i bulk for alle de importerede konti. 

• Tilknyttede kontakter: Giv portaladgang til nye TaxDome -konti, bestem, hvem der skal modtage systemmeddelelser, og om du vil kunne se brugerens e-mail fra TaxDome. Du kan læse mere om indstillinger for portaladgang her.
• Tags: Hvisdu allerede har oprettet nogle tags i TaxDome, kan du anvende dem på dine importerede konti her. De vil blive anvendt på alle importerede konti. Læs mere om at anvende tags.
• Tildelte: Hvis teammedlemmer ikke er angivet i regnearket, tildeles nye konti til den person, der foretager importen. Eller du kan vælge flere teammedlemmer, som du ønsker skal have adgang til alle de importerede konti. Læs mere om tildeling af teammedlemmer under import.
• Mapper og dokumenter: Hvis du bruger en brugerdefineret mappestruktur til klientdokumenter, skal du anvende mappeskabeloner i bulk på de nyoprettede konti. Læs mere om oprettelse af mappeskabeloner. Standardskabelonen for skatteår anvendes automatisk på nye konti, hvis du ikke vælger en mappeskabelon, du allerede har oprettet.

4. Opret kontakter

For at begynde at importere dine kontakter til TaxDome skal du gennemgå kolonneoverskriftsnavnene fra dit regneark til venstre og derefter vælge enten Ignorer eller Synkroniser brugerdefineret felt fra rullemenuen Handling . De kolonneoverskriftsnavne i dit regneark, der matcher TaxDome kontaktens egenskabsnavne (f.eks. Fornavn, Telefon, E-mail, By) bliver automatisk mappet. 

Hvis du vælger Synkroniser brugerdefineret felt, skal du vælge kontaktfeltet i rullemenuen eller tilføje et nyt felt ved at klikke på Nyt felt. Læs mere om brugerdefinerede kontaktfelter. 

Når du er færdig med at kortlægge, skal du klikke på Fortsæt. Dette starter ikke importprocessen, og du kan stadig vende tilbage til dette trin, hvis du har lavet fejl.

5. Gennemgang 

Når du gennemgår kortlægningsresultaterne, vil du se følgende:

Hvis alt ser godt ud, skal du klikke på Start import. Hvis ikke, skal du gå tilbage for at rette noget.

Nu kan du forlade siden; processen fortsætter af sig selv. Når importen er færdig, modtager du en e-mail med et link til dine importresultater. 

For mere detaljerede instruktioner om import, gå her.

👋 Vi kan hjælpe! Hvis du løber ind i problemer under importprocessen, er vores team altid klar til at hjælpe! For at anmode om hjælp til en import skal du udfylde TaxDome Import Assistance form.