Chats (grundlæggende): Send manuelt eller automatisk

Du kan se flere nyttige instruktionsvideoer på TaxDome Academy, vores gratis online hub, hvor du kan se og lære alt, hvad du har brug for at vide om TaxDome.

TaxDomeChats-funktionen giver dig mulighed for at kommunikere med dine kunder sikkert og i realtid. Brug den til at planlægge aftaler eller bede kunder om manglende oplysninger. Chats giver dig desuden mulighed for at oprette påmindelser, vedhæfte filer, tildele opgaver til klienter og meget mere.

Dækket her:

• Chats, forklaret
• Oprettelse af nye chats
• Start en chat med en klient
• Start chats med flere kunder
• Send automatisk en besked til klienter
• Opsætning af påmindelser
• Vedhæftning af filer i chats
• Inklusive videoer i chats
• Tilføjelse af billeder til chats
• Hvad kunderne ser, når du sender dem beskeder

Chats, forklaret

De vigtigste ting at vide om chats:

• Chattråde er et sikkert sted at stille spørgsmål, anmode om filer og tildele opgaver.
• Kunderne modtager notifikationer om nye chats og afventende spørgsmål.
• Når nogen svarer på en chat, opretter en ny chat, foretager ændringer i klientopgaver eller uploader et dokument, får du en notifikation og en e-mail i din inbox+.
• Når du tilføjer opgaver til klienter i en chat, vises de som to-do-lister med afkrydsningsfelter. 
• Man kan følge udviklingen i disse opgaver på en separat side.
• Brug @ foran et teammedlems navn for at få deres opmærksomhed i en chat. 
• Du kan indstille automatiske påmindelser til chats.
• Når du har det, du skal bruge, skal du arkivere chatten for at undgå rod.
• Brug chatskabeloner til at sende identiske beskeder til flere klienter.
• Chats-funktionen er også tilgængelig på mobilappenTaxDome .

For at få adgang til chats skal du gå til fanen Kommunikation i klientens profil.

Oprettelse af nye chats

En chattråd kan oprettes af en virksomhedsejer, en administrator eller et teammedlem, der er tildelt kontoen eller har adgangsrettigheder til at se alle konti.

Bemærk: Kunder, der ikke har aktiveret deres TaxDome -konto, kan ikke modtage beskeder. For at kunne bruge chats skal klienter have portaladgang aktiveret fra firmaets side og en konto aktiveret fra deres side.

Der er tre forskellige måder at sende en chatbesked på:

• Start en chat med en klient
• Start chats med flere kunder
• Send automatisk en besked til klienter

Start en chat med en klient

For at starte en chat skal du klikke på knappen Ny øverst til venstre, vælge Chat på slide-out'en, skrive en note og derefter klikke på knappen Opret chat. Du kan også gå til klientens konto, åbne fanen Kommunikation og klikke på Ny chat.

Nedenfor forklarer vi de nummererede sektioner i skærmbilledet Ny chat , hvor du opretter nye tråde:

1. Til: Vælg navnet på den person, beskeden er til.

2. Skabelon: Vælg en skabelon til en ofte sendt besked. Du kan få flere oplysninger om skabeloner her. Vælg kun en skabelon, når du opretter en ny chat, ikke når du svarer på en.

3. Emne: Indtast emnelinjen; den vil blive vist på chatlisten. Når du bruger en chatskabelon, udfyldes den automatisk. Klik på + Tilføj kortkode for at individualisere den: Shortcode indeholder dynamiske data, som erstattes med f.eks. en kundes navn eller en dato. For mere information om shortcodesgå til den detaljerede artikel.

4. Besked: Skriv beskeden - brug tekstformatering, emoji, punktopstillinger, nummererede lister og links. Når du anvender en skabelon, udfyldes beskeden automatisk. Få et teammedlems opmærksomhed i beskeden ved at bruge @ foran vedkommendes navn, eller klik på Vedhæft for at tilføje filer fra dit skrivebord eller TaxDome (se mere nedenfor).

5. Påmindelser: Slå til, hvis du vil have en påmindelsesmail til klienten, når de ikke svarer inden for en bestemt tidsramme eller ikke har afsluttet deres opgaver (flere detaljer nedenfor).

6. Opgaver: Tilføj tjeklister til dine kunder. For flere detaljer, se her.

7. Opret chat: Klik for at sende din besked til klienten. Ellers skal du klikke på Annuller.

8. Link til job: Vælg de jobs, der skal linkes, og klik derefter på Gem.

Start chats med flere kunder

Hvis du har brug for at sende den samme besked til mange kunder, kan du bruge vores funktion til massebeskeder.

Gå til Klienter i menuen i venstre side, marker afkrydsningsfelterne ud for de klienter, du vil sende beskeden til, klik på Flere handlinger i den øverste menulinje, og klik derefter på Send besked i rullemenuen. Vælg en chatskabelon, eller skriv et emne for chatten (valgfrit), tilføj din tekst, og klik derefter på Opret chats.

Tilføj dokumenter og opgaver til en chattråd senere, hvis det er nødvendigt. 

Opsætning af påmindelser

Hver gang du sender en besked, sendes der en notifikation ud. Brugere, der er knyttet til kontoen, og som harNotify slået til, modtager den. Du kan tjekke, hvilke brugere der har Notify slået til, ved at gå til kontoens Info-fane og se afsnittet Kontakter .

Hvis modtagerne er for længe om at læse/besvare din besked eller fuldføre opgaven i en tråd, har du to muligheder:

• Sæt automatiske påmindelser op
• Send manuelt klientopgaver til tråden igen

Sæt automatiske påmindelser op

For at opsætte automatiske påmindelser om ulæste/ubesvarede beskeder og uafsluttede klientopgaver skal du slå påmindelser til i chatskabelonen, når du opretter chat enten manuelt eller via pipeline automatisering. Du kan også gøre det når som helst senere direkte fra tråden.

Sådan konfigureres påmindelser:

• Dage indtil næste påmindelse: Som standard udsendes en påmindelse tre dage efter, at meddelelsen om en ny besked blev sendt til klienten, men du kan ændre dette til, hvad du vil.
• Antal påmindelser: Som standard får klienten kun én påmindelsesmail, men du kan også ændre det til det, du foretrækker.

Påmindelser kan også slås til og fra når som helst ved at gå til en chattråd. Åbn fanen Påmindelser, slå Send påmindelser til klienter til, og foretag de nødvendige justeringer, og klik derefter på Gem.

Bemærk: Påmindelserne sendes altid til den sidste besked i tråden.

Påmindelser stopper for enhver tråd, når:

• Hvis der er klientopgaver i chattråden:
  • Opgaver, der er markeret som ufuldstændige: Påmindelser stopper, når alle klientopgaver i tråden er markeret som afsluttet, og alle beskeder er læst.
  • Opgaver markeret som udført: Påmindelser stopper, når alle beskeder er læst.
• Hvis der ikke er nogen opgaver i chattråden: Påmindelser stopper, når klienten svarer på den sidste besked.
• Uanset om opgaven er til stede i chattråden, stopper påmindelser også, hvis:
  • ...du arkiverede chattråden.
  • ... du har slået påmindelser fra.
  • ...det indstillede antal påmindelser er blevet sendt.

Bemærk: Hvis du arkiverer en chattråd og derefter genåbner den, vil Påmindelser er slået til, som om beskeden var ny.

Vedhæftning af filer i chats

En virksomhedsejer, en administrator eller et teammedlem med adgangsrettigheder til at administrere dokumenter kan vedhæfte filer til chattråde. Til dette formål kan du bruge filer enten fra dit skrivebord eller fra mapper på øverste niveau med:

Klienten kan se og redigere adgang.

Klienten kan se adgang.

For at vedhæfte filer, når du opretter en chat:

1. Klik på 📎 Vedhæft øverst til venstre i beskedfeltet, både når du opretter en chat, og når du ser en eksisterende chattråd.
2. Vælg Fra min computer, og find de filer, du vil uploade fra dit skrivebord. Ellers skal du vælge Fra TaxDome og vælge de dokumenter, du vil vedhæfte.
3. Vælg den mappe, hvor dokumentet skal uploades, og klik på Gem.

Tip! Du kan uploade zip-filer fra dit skrivebord, og de vil automatisk blive pakket ud. Her kan du læse mere om at uploade zip-filer.

Når du eller din klient uploader mindst ét dokument til en chattråd, vises der en fane Dokumenter med papirklipsikonet i chatnavnet:

1,2. Fanen Dokumenter og papirklipsikonet: vises kun, hvis der er vedhæftet dokumenter til chatten.

3. + Tilføj dokumenter: Upload nye dokumenter til tråden.

4. Dokumenter uploadet af klienten: download, se eller slet dem. Sletning af dokumenter fjerner dem også fra chattråden.

Når en klient eller et andet teammedlem uploader et dokument, får du en besked i chattråden og i Inbox+. 

Inklusive videoer i chats

Vil du tilføje noget visuelt til dine beskeder til kunderne? Inkluder Loom-, Vimeo-, YouTube- og Google Drive-klip, når det er nemmere at vise end at fortælle. Klik på videoikonet i værktøjslinjen for tekstformatering, og indsæt derefter et link i pop op-vinduet Embed video. 

Din klient vil se videoen lige inde i jeres fælles chattråd. 

Tilføjelse af billeder til chats

Du kan sende billeder og skærmbilleder til Chats enten fra din enhed eller fra et hvilket som helst websted. Åbn en chattråd, og brug en af de tilgængelige muligheder:

• Upload et billede fra din enhed ved hjælp af 📎 Vedhæft-knappen
• Indsæt et hvilket som helst billede fra nettet i beskedfeltet

Måder at tilføje billeder på, som ikke understøttes:

• Træk og slip et billede i beskedfeltet.
• Indsæt en fil med billedet i beskedfeltet fra din enhed.

Hvad kunderne ser, når du sender beskeder

En kunde ser og svarer på en besked, du har sendt til dem, ved at klikke på meddelelsen på deres dashboardklik på linket i e-mailmeddelelsen eller ved at gå til afsnittet Chats og opgaver i deres portal. Klientopgaver vises også i notifikationer.

Tip: Som standard vises meddelelsens indhold ikke i e-mailens brødtekst (kunden skal navigere til sin portal for at se det). Men hvis indholdet ikke er følsomt, kan du vise det i e-mailen.

Hvis du gerne vil se TaxDome fra kundens side, skal du få adgang til en skrivebeskyttet visning af deres portal.